Inget system kan allt

Vi går i väntans och förändringens tider; det känns som om hälften av de svenska företagen står i begrepp att byta plattform för sina webblösningar.

Majoriteten av dem väljer ett standardsystem, och jag vill betona både ordet ETT och ordet STANDARDsystem.

Klagomålen på standardsystemen är många. De är visserligen billiga på pappret, men när de sedan ska användas upptäcker många att flera av de saker som de ska göra är oväntat krångliga - plötsligt måste man "skapa" en sida innan man kan börja skriva in nyheten, och när man skrivit in den försöker man länka till ett dokument men hanmar i en serie fönster som man undrar vad man ska göra med.
Hur detta kommer sig berör jag i ett tidigare inlägg, men i korthet så kan man säga att få kunder har köpt på argument om användbarhet och relevans. Köparna av systemen sitter på ekonomiavdelningen eller i toppen på IT-enheten, eller så har vd badat bastu med nån chef hos leverantören.
Köpmönstret har inte direkt medverkat till att sätta användbarhet på dagordningen hos leverantörerna, och nu när frågorna är trendriktigt populära kommer det dröja innan något händer - de som fattar köpbesluten är fortfarande desamma, och dessutom har standardprodukter relativt långa utvecklingscykler. Så även om de vill designa om sina produkter så ser vi som konsumenter effekten först om några år.

Vad ska vi då göra istället? Många väljer att anpassa. Men gör man det försvinner ett av argumenten för standardsystemen - de enkla uppgraderingarna. Anpassningarna är dessutom ofta lika höga som kostnaderna för hanteringsproblemen som uppstår om man inte anpassar.

Min medicin är enkel, och borde vara självklar. Låt varje system göra det som det är bäst på. Kommunikation och nyhetsflöden i en WCM-lösning, låt nätverkande och projekthantering skötas av ett system som är bra på det, och låt dokumenthanteringen skötas av ett dokumenthanteringssystem.
Dokument- och nätverks/projektplatssystemen är de som är mest kostsamma att anpassa. Låt dem vara standard och låt det ofta enklare WCM-systemet vara ramverk.
Lägg på en bra sökmotor, tänk tjänsteorienterat så att alla systemen kan prata med varandra, och möjliggör för byggandet av folksonomier och byggandet av egna kunskapskluster.

Och sist men inte minst - våga ifrågasätta beslut som inte gynnar organisationen/affären, kräv korrelation med affärsmål vid val av produkt!