Skit in, skit ut (och var och en är sig själv närmast)

Det är märkligt hur ofta fokus ligger på presentation istället för på insamling och inlämning av data. Många långa meningar har talats och skrivits om vikten av transparens, om att tillhandahålla den information som "användaren" verkligen behöver, om kanaler för kommunikation.
Vad få talar om är hur informationen ska hamna där.

Normalanvändaren på företag A eller myndighet B eller vårdinrättning C har helt andra saker att fokusera på än att lära sig hur CMS:et funkar i MOSS eller EPi eller WebSphere eller allt vad de heter.
Ja, de går på kurs. Nej, de minns inte riktigt hur man skulle göra, sen när det väl är dags att skriva något. Nej, systemen är inte intuitiva. Särskilt inte för sällananvändare.
Resultatet blir låg kvalitet i informationen, vilket i sin tur resulterar i lågt användande.

Tyvärr har leverantörerna av sagda system ingen som helst insikt i att det huvudsakligen är backend som deras system fallerar. Istället pratar de om integration med funktionalitet X och Y, eller om möjligheterna att anpassa presentationsmallarna.

Lägg lite krut på att göra de gränssnitt som ska användas för informationslämning mer intuitiva, och inse att egennyttan regerar - ingen vill bara ge och ge, man vill ha något tillbaka också. Varför ska jag göra denna ansträngning om jag inte får något tillbaka också?

Dags för tillverkarna av standardsystemen att börja bry sig om användbarheten. På riktigt.

(Ett annat problem är att beställare, leverantörer, etc. fortfarande, år 2007, tror att 'intranät' är synonymt med 'personaltidning på nätet'. Pinsamt. Men det är en fråga för ett annat inlägg.)

Inget system kan allt

Vi går i väntans och förändringens tider; det känns som om hälften av de svenska företagen står i begrepp att byta plattform för sina webblösningar.

Majoriteten av dem väljer ett standardsystem, och jag vill betona både ordet ETT och ordet STANDARDsystem.

Klagomålen på standardsystemen är många. De är visserligen billiga på pappret, men när de sedan ska användas upptäcker många att flera av de saker som de ska göra är oväntat krångliga - plötsligt måste man "skapa" en sida innan man kan börja skriva in nyheten, och när man skrivit in den försöker man länka till ett dokument men hanmar i en serie fönster som man undrar vad man ska göra med.
Hur detta kommer sig berör jag i ett tidigare inlägg, men i korthet så kan man säga att få kunder har köpt på argument om användbarhet och relevans. Köparna av systemen sitter på ekonomiavdelningen eller i toppen på IT-enheten, eller så har vd badat bastu med nån chef hos leverantören.
Köpmönstret har inte direkt medverkat till att sätta användbarhet på dagordningen hos leverantörerna, och nu när frågorna är trendriktigt populära kommer det dröja innan något händer - de som fattar köpbesluten är fortfarande desamma, och dessutom har standardprodukter relativt långa utvecklingscykler. Så även om de vill designa om sina produkter så ser vi som konsumenter effekten först om några år.

Vad ska vi då göra istället? Många väljer att anpassa. Men gör man det försvinner ett av argumenten för standardsystemen - de enkla uppgraderingarna. Anpassningarna är dessutom ofta lika höga som kostnaderna för hanteringsproblemen som uppstår om man inte anpassar.

Min medicin är enkel, och borde vara självklar. Låt varje system göra det som det är bäst på. Kommunikation och nyhetsflöden i en WCM-lösning, låt nätverkande och projekthantering skötas av ett system som är bra på det, och låt dokumenthanteringen skötas av ett dokumenthanteringssystem.
Dokument- och nätverks/projektplatssystemen är de som är mest kostsamma att anpassa. Låt dem vara standard och låt det ofta enklare WCM-systemet vara ramverk.
Lägg på en bra sökmotor, tänk tjänsteorienterat så att alla systemen kan prata med varandra, och möjliggör för byggandet av folksonomier och byggandet av egna kunskapskluster.

Och sist men inte minst - våga ifrågasätta beslut som inte gynnar organisationen/affären, kräv korrelation med affärsmål vid val av produkt!

Intranätet som kunskapsbank!

Intranät. De blir lite olika beroende på vem som äger dem - personalavdelningen, informationsavdelningen och IT-enheten har ofta helt skilda perspektiv. Men oavsett vem det är som äger kanalen så är det oftast just en kanal med lite extra verktyg - ofta inlänkade stödsystem av olika slag.

Att få rätt balans är en utmaning. Vissa är för mycket central information utskriken med megafonen i högsta hugg - medarbetarna svarar med att stänga hjärnan och titta åt ett annat håll.
Vissa försöker kommunicera men pratar bara nyckeltal. Och vem tycker att det är nyckeltalen som får det att vara kul att gå till jobbet?
Andra är småputtrigt lokala och fokuserar på kafferasten.

Ingen av dem har lyckats realisera intranätets potential som förändringsverktyg, arbetsredskap och kunskapskälla.

Det där är väl inga nyheter... men vänta! Kunskapskälla?!?! Hallå!!! Intranätet har väl möjligen haft med informationsspridning att göra, men kunskapskälla?!

Saken är att nu är det möjligt. Med kreativt och strukturerat användande av användarskapade märkord (folksonomier), och möjlighet att få träff på alla dessa ord i sökmotorn, har man plötsligt möjlighet att odla "kunskapspaket" - sök på ett ord och användaren får träff på allt som är märkt med ordet.
Det går utmärkt att kombinera med en företagsstyrd taxonomi, och tricket är att sortera träffresultatet. Men det kan vem som helst med kompetens i informationsdesign.

Plötsligt kan man snabbt skaffa kunskap, information, och hitta rätt personer, och plötsligt kanske det finns en mening med intranätet som sträcker sig bortom informationskanalen, dokument(skräp)högen och ekonomisystemet?

Alla delar behövs, men de måste kombineras på rätt sätt om man vill nå resultat. Hur de ska kombineras beror förstås på vad man vill uppnå, och på vilken kulturförflyttning man är beredd att göra.
Men det är en annan historia, som omnämns i andra inlägg :-)